Как превратить электронную почту из «пожирателя времени» в эффективный рабочий инструмент
26 февраля в Информационном центре прошел второй семинар образовательной IT-сессии в поддержку конкурса «Цифровое поколение. Вперед!». Спикер Игорь Утьманов рассказал школьникам и студентам о подходах к обработке информации, ежедневно поступающей на электронный ящик.
После проведения небольшого опроса выяснилось, что наибольшая лояльность аудитории принадлежит почтовому сервису Mail.ru — лидеру на российском рынке. На мировом рынке пальма первенства принадлежит сервису Google — Gmail. Спикер привел еще немного статистики: в среднем работающий человек тратит на почту около 50 минут в день. При этом служащие проверяют почту около 40 раз в час. В условиях постоянного дефицита времени можно избежать пустой его траты при работе с электронной почтой, — рассказал Утьманов.
«На сегодняшнем семинаре я попытаюсь рассказать, как сделать так, чтобы 24 часа в сутках были проведены максимально эффективно», — отметил спикер.
Далее Утьманов тезисно обозначил способы оптимизации работы с электронной почтой. Во-первых, нужно приучить себя общаться письменно, а каждое письмо строить так, чтобы сэкономить время собеседника. Если вы хотите получить вдумчивый ответ, нужно научиться задавать полные, осмысленные вопросы. Во-вторых, спикер посоветовал отвести на проверку почты специальное время в течение рабочего дня и проверять ящик не чаще 2–3 раз в день. Конечно, часто открывая почтовый клиент, чтобы отправить письмо, мы невольно изучаем входящие. Чтобы избежать этого, в Google Chrome существует расширение Send from Gmail, воспользовавшись которым вы сможете отправить письмо, не заходя в свой ящик. Еще один сервис, помогающий облегчить работу с почтой, называют follow-up — он позволяет получать дубликаты входящих именно к тому времени, когда вам нужно будет напоминание о том или ином письме. Так вы сможете оптимизировать не только работу с почтой, но и помочь себе справиться с потоком информации, ежедневно обрушивающимся на вас из вашего электронного ящика.
Следующий семинар образовательной IT-сессии пройдет в среду, 5 марта и будет посвящен созданию интернет-сайтов при помощи инструментов Google. Запись на семинар по телефонам: 252-94-55, 252-94-77.
